Không cần giấy tờ là một giai đoạn quan trọng trong chuyển đổi kỹ thuật số. Các công ty được hưởng lợi từ việc giảm sự phụ thuộc vào giấy tờ và sử dụng các phương tiện kỹ thuật số để chia sẻ thông tin, ghi chú, tạo hóa đơn, v.v. Một công nghệ quan trọng giúp mọi người số hóa tài liệu là OCR hoặc Nhận dạng ký tự quang học.
Công nghệ OCR giúp chuyển đổi nội dung từ hình ảnh sang văn bản, giúp quá trình số hóa trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn. Sự kết hợp giữa OCR và trí tuệ nhân tạo hiện đang tự động hóa công việc không cần giấy tờ và tự động hóa quá trình số hóa.
Công nghệ OCR là gì và nó hoạt động như thế nào?
Nhận dạng ký tự quang học chuyển đổi hình ảnh văn bản thành định dạng văn bản có thể đọc và chỉnh sửa được. Sử dụng đầu đọc OCR, chúng ta có thể quét tài liệu, có thể là biên lai, hóa đơn, báo cáo, v.v., ở định dạng hình ảnh. Có những hạn chế với công nghệ OCR, chẳng hạn như nó không thể chuyển đổi văn bản sang định dạng có thể chỉnh sửa. Nội dung của hình ảnh sẽ được chuyển đổi thành dữ liệu văn bản thuần túy.
Quá trình chuyển đổi OCR bắt đầu bằng việc thu thập hình ảnh, trong đó máy quét lấy hình ảnh và chuyển đổi nó thành dữ liệu nhị phân. Máy quét sẽ phân loại vùng sáng làm nền của hình ảnh và vùng tối làm văn bản.
Sau đó, nó sẽ làm sạch hình ảnh và loại bỏ mọi lỗi để cải thiện khả năng đọc. Các kỹ thuật làm sạch được sử dụng bao gồm:
- nghiêng người
- làm mờ vết đốm
- Loại bỏ hộp
- Nhận dạng tập lệnh
Sau đó, với một trong hai thuật toán có thể áp dụng, Khớp mẫuvà Đối sánh tính năng, hình ảnh sẽ có hình dạng và nội dung áp chót. Khớp mẫu bao gồm khớp mọi ký tự (được gọi là glyph) với các glyph lưu trữ để tạo lại hình ảnh ở phiên bản kỹ thuật số của nó.
Vai trò của OCR trong số hóa tài liệu
Các công nghệ và hệ thống mới tiếp tục xuất hiện khi chúng ta đang tiến tới chuyển đổi kỹ thuật số. Một số công nghệ cần phải chuyển đổi từ thời điểm mọi thứ đều được in trên giấy sang thời kỳ mà các hoạt động không cần giấy tờ sẽ trở nên bình thường.
OCR là một trong những công nghệ có thể loại bỏ quá trình nhập và số hóa dữ liệu thủ công tẻ nhạt. Đây là OCR trợ giúp như thế nào đẩy nhanh quá trình số hóa tài liệu:
- Trình kiểm tra chính tả tích hợp sẽ gắn cờ tất cả các lỗi và nghi ngờ trong hình ảnh trước khi chuyển đổi nó sang định dạng có thể đọc được. Các chương trình khác nhau có hệ thống và cơ sở dữ liệu kiểm tra chính tả khác nhau; chọn một trong đó có thể tạo điều kiện sửa lỗi nhanh chóng.
- Chương trình OCR quét tài liệu giấy sẽ tiến hành phân tích toàn diện.
- Nó cũng có thể kiểm tra chính tả từng câu bằng các chức năng của MS Word. Nó sẽ đồng thời thêm các thuật ngữ khoa học mới và phức tạp vào từ điển của mình để phù hợp hơn.
Tiếp tục, chương trình OCR có một hệ thống tích hợp sẵn để tối ưu hóa dữ liệu và thông tin truyền thông. Nó có thể cải thiện chất lượng bằng cách tối ưu hóa phương tiện với độ rõ nét và khả năng hiển thị cao hơn.
Nói chung, trong chương trình OCR, hình ảnh đường đen trắng ở chế độ nghệ thuật và chúng được lưu ở định dạng GIF và PNG. Tuy nhiên, ảnh đen trắng được lưu ở định dạng GIF hoặc JPEG và ảnh màu được lưu ở định dạng JPEG. Các công ty cần thiết lập cơ sở hạ tầng OCR để tận dụng những lợi ích của công nghệ này.
Lợi ích của OCR đối với số hóa tài liệu
Quy trình OCR cho phép doanh nghiệp số hóa tất cả các thủ tục giấy tờ liên quan đến hoạt động và dịch vụ của mình. Với các tài liệu được số hóa, các công ty có thể hưởng lợi từ tính bảo mật, khả năng truy cập và độ chính xác cao hơn.
Tiết kiệm không gian
Ổ đĩa 1 MB có thể lưu trữ 500 trang văn bản in. Khi các doanh nghiệp có rất nhiều giấy tờ, hãy tưởng tượng họ có thể tiết kiệm không gian bằng cách số hóa bằng OCR.
An ninh cao
Bất kỳ ai cũng có thể truy cập các tài liệu trên giấy, nhưng các tài liệu số hóa có thể được bảo vệ bằng mật khẩu. Hơn nữa, chúng tôi có thể kiểm tra các tệp nhật ký để biết ai đã truy cập một tài liệu cụ thể.
Dễ dàng truy cập
Bất cứ ai từ bất cứ nơi nào trên thế giới đều có thể truy cập các tài liệu số hóa. Những người có quyền truy cập cũng có thể tìm kiếm các tài liệu cần thiết vì các tài liệu số hóa được lưu trữ trên máy chủ trung tâm.
Tiết kiệm chi phí
Chi phí lưu trữ, xử lý, bảo quản tài liệu vật lý cao hơn so với việc số hóa chúng. Các phiên bản số hóa của tài liệu sẽ không bị phai màu hoặc mục nát. Tuy nhiên, tài liệu kỹ thuật số có thể bị tấn công hoặc dễ bị đánh cắp trên mạng, nhưng để giải quyết vấn đề đó, chúng tôi có các biện pháp bảo mật tinh vi.
Hợp nhất OCR, Deep Learning và AI trong số hóa tài liệu
Khi được tích hợp với các hệ thống học sâu, quá trình OCR sẽ có thêm động lực. Cơ chế deep learning có thể giúp trích xuất dữ liệu có cấu trúc và không cấu trúc từ hình ảnh với hiệu quả và độ chính xác cao hơn.
Ngoài ra, nó có thể tự động hóa quá trình số hóa, giảm khả năng xảy ra lỗi khi con người số hóa từng tài liệu. Chúng tôi có thể sử dụng các công cụ và dịch vụ máy học để tự động trích xuất văn bản ở tốc độ cao và có nhiều bố cục.
Trong các chương trình OCR này hiện có các công cụ nhận dạng hình ảnh, giúp tăng tốc quá trình xác định và chú thích hình ảnh.
Tất cả công việc này được hoàn thành thông qua một giải pháp duy nhất, được tích hợp vào giải pháp OCR hoặc dưới dạng một tính năng tích hợp sẵn.
Kết luận
Nhận dạng ký tự quang học (OCR) đang đạt được những bước tiến mới trong ngành, tạo điều kiện thuận lợi cho việc chuyển đổi dễ dàng từ tài liệu vật lý sang tài liệu kỹ thuật số. Với nhiều công cụ có sẵn, hãy chọn những công cụ có tất cả các tính năng và chức năng bạn yêu cầu để số hóa tài liệu dễ dàng.
Với OCR của Shaip, được kích hoạt bằng dịch vụ Machine Learning, bạn sẽ nhận được dữ liệu chất lượng cao từ các công cụ và dịch vụ thông minh. Chúng tôi chuyển đổi dữ liệu văn bản thành định dạng mà máy có thể đọc được và trích xuất tất cả thông tin bạn cần để quá trình chuyển đổi kỹ thuật số diễn ra suôn sẻ.
